2 bons mètodes per prioritzar bé!

Classificar els assumptes en funció del grau d’importància i d’urgència és la clau per prioritzar amb seny i criteri.
Fer moltes coses a la vegada ens pot abocar a perdre’ns i, en acabar el dia, descobrir que hem deixat de fer aquelles coses que realment eren molt importants sota la pressió de la urgència de les que s’ens han anat presentant.

Avantatges de prioritzar
Establir prioritats clares, quines tasques són de màxima importància i urgència, ens reportarà molts avantatges:

1. Dedicar-nos, en primer lloc, a allò que és important i necessari per als nostres objectius.
2. Atendre la urgència dels assumptes.
3. Afavorir la concentració en allò que ho requereix, evitant conflictes i estrès innecessaris.
4. Resoldre les tasques, més efectivament, en el temps prefixat.
5. Aconseguir els objectius fixats.
6. Afavorir la delegació.
7. Garantir que allò que hem catalogat d’important estarà fet quan ens calia.
8. Assegurar-nos que no ens quedaran al tinter assumptes rellevants per a nosaltres a nivell professional. Recorda que se’ns acostuma a valorar per això.
9. Permet actuar en comptes de reaccionar, portant la direcció en base als objectius proactivament.

A continuació trobaràs un parell de mètodes per prioritzar:

a)- Prioritzar en base a l’Anàlisi ABC
El temps que dediquem a realitzar una tasca, de vegades, no es correspon amb el valor de la tasca. Classificarem les tasques en ABC per ordenar el grau de importància i decidir Qui? fa Què? i Quan? ho fa.

• A Molt importants, requereixen concentrar-nos-hi i no són delegables.
• B Importants, són assumptes o tasques delegables, per tant, deleguem-les.
• C Menys Importants, tenen menys valor per a l’objectiu i ens prenen molt de temps, probablement podem simplificar el procés excloent-les o minimitzant-les.

Per planificar en base a l’anàlisi ABC ens interessa programar:
– 1, o 2, tasques tipus A  al dia.
– 2, o 3, tasques tipus B al dia per delegar-les i fer-ne el seguiment.
– Reservar temps per fer el seguiment de les tasques tipus C que ens hagin quedat.

b)- Prioritzar en base al grau d’importància i al nivell d’urgència
Definits els nostres objectius, classifiquem les accions en funció dels graus d’importància i d’urgència; la taula següent ens ho facilita:

Per planificar en base al grau d’importància i d’urgència ens interessa programar:
– 1, o 2, tasques importants i urgents  o importants i no urgents al dia.
– 2, o 3, tasques urgents i no importants al dia per delegar-les i fer-ne el seguiment.

Prioritzar, amb qualsevol d’aquests mètodes, et reportarà molts beneficis.
Si t’interessa millorar la gestió del temps, puc ajudar-te a aconseguir-ho.
Parlem-ne!

Sophia Blasco Castell, assessora i coach

Documentat a “El ABC de la gestión del tiempo” de Lothar J. Seiwert.

Quant a Sophia Blasco

Coach personal