9 claus per planificar

agenda_de_sabado_do_campus_party, de José Maria Silveira NetoQuan ja tens clar l’objectiu, per assolir-lo, et cal definir el Pla per fer-lo realitat, però amb el nivell de generalitat del pla difícilment en garantiràs l’assoliment, t’interessa concretar les accions i les tasques que el faran realitat, t’interessa planificar.

Abans de fer la planificació, interessa tenir en compte la Llei de Pareto, segons aquesta llei, el 20% de les accions ens proporcionen el 80% dels resultats. Identificar aquest 20% d’accions que et donen el 80% de resultats et permetrà destriar, en funció dels objectius, quines t’interessa prioritzar, planificar i fer-ne el seguiment.

Planificar té molts avantatges
Quan planifiques el dia de demà en acabar la jornada, ja et situes al dia demà, quines tasques importants abordaràs, com les faràs i quan les faràs. En fer-ho:
– El teu subconscient es posarà en marxa per trobar les millors opcions possibles.
– Com que el dia de demà el tens embastat, ja no se’t presentarà com una càrrega incerta, sinó com un dia previst, atacable, amb pla i amb mètode.
– Et centrarà en els teus objectius i minimitzaràs les distraccions.
– Afavorirà la consecució dels objectius.
– Estalviaràs temps.
– Et proporciona una visió panoràmica sobre els assumptes que portes entre mans.
– Et donarà un grau major de previsió.
– Et descarregarà la memòria.
– T’automotivaràs; com que les tasques orientades a l’objectiu et faciliten la consecució, la satisfacció de la feina feta t’estimularà.
– T’incrementarà el grau de concentració; com que tindràs el nord fixat, enllestiràs abans i amb menys distraccions.
– Et facilita un major control sobre el resultats, el seguiment i la replanificació de pendents.
– Aconseguiràs més i millors resultats i una reserva de temps per a qualsevol imprevist.
– Documentaràs la feina feta i les actuacions realitzades; et pot ser d’utilitat per fer informes.
– Contribuirà a reduir-te l’estrès diari i a mantenir un tarannà més positiu.

9 claus per planificar bé:
Emprar planificacions diàries, t’ho farà fàcil. Una planificació diària hauria d’incloure sols objectius assolibles en el dia, com més assolibles, major concentració i major mobilització dels recursos necessàries per assolir-los.
Comencem a planificar:
1.- Anota tot allò que vols fer, o que et cal fer, aquell dia en qüestió, amb dates i terminis: llista d’activitats, treballs pendents, trucades, comunicacions, cites, tasques periòdiques, …
2.- Calcula la durada de cadascuna de les activitats i anota-la a tocar de cada activitat, planifica sols el que realment pots assolir en el dia per evitar la frustració.
3.- A cada tasca posa-li data límit, per a tu i per als encàrrecs a col·laboradors. Posa’t un límit i respecta’l. Podem malbaratar tot el temps en una única tasca si no ens posem límit i el respectem. Una ajustada previsió de temps, et proporcionarà més concentració i menys distraccions.
4.- Planifica el 60% del temps; els imprevistos, les interrupcions i les necessitats personals no requereixen planificació però sí previsió.
Distribueix-te el temps en 3 blocs:
– 60% per a activitats planificades.
– 20% de temps de reacció per a imprevistos.
– 20% reservat per a l’espontaneïtat, les relacions socials, …
5.- Redueix el llistat d’activitats a una quantitat assolible en el dia, comptes amb el 60% del temps:
– Prioritza.
– Escurça o sintetitza allò que puguis.
– Delega.
Caldrà posposar la resta d’accions, suprimir-les o fer-les en hores extra.
6.- Tinguis en compte la teva cronobiologia personal per planificar-te aquelles activitats que ho requereixin en la teva franja horària òptima.
7.- Fes-ne el seguiment. Deixa per a un altre dia els pendents.
I si repetidament postergues una tasca opta per:
– Soluciona-la o decideix què fer amb ella.
– O bé oblida-te’n, si és un assumpte que es solucionarà sol.
8.- En acabar la jornada, repassa el pla del dia d’avui:
– Quines accions no has pogut realitzar? Reprograma-les
– Replanifica el dia següent.
9.- Pregunta’t: què t’ha aportat el dia d’avui?

Planificar les tasques que faran realitat els teus objectius, per escrit, i fer-ne el seguiment et reportarà molts avantatges.
Si gestionar el temps se’t fa difícil, puc ajudar a superar aquesta dificultat.
Parlem-ne!

Sophia Blasco Castell, assessora i coach

Documentat a “El ABC de la gestión del tiempo” de Lothar J. Seiwert.

Compartir és estimar! de Jose Mondo

Tagged with: ,
Arxivat a Com fer ..., Desenvolupament professional
6 comments on “9 claus per planificar
  1. Oriol López ha dit:

    Llegint aquest article he detectat alguns errors que cometo de vegades quan em planifico les tasques que he de realitzar. Gràcies per les teves indicacions.

  2. carme caballol teixidor ha dit:

    PLANIFICAR ÉS LA CLAU, PERÒ CAL TAMBÉ SER MOLT CONSCIENTS DE LES NOSTRES POSSIBILITATS A L’HORA DE PLANIFICAR, I COMPLIR-ho
    A mi em passa que sóc massa ambiciosa a l’hora de fer plans i no ting en compte que les feines cansen, i que sovint no estem en condicions de fer tant.
    M’amargo bastant si no compleixo els plans, he hagut d’aprendre aquella dita al revés “deixa per demà el que no puguis fer avui” i anar fent ….., això si tenint clara i concreta la fita

  3. jordi ha dit:

    Molt interessant.acostumo a planificar la feina …pero a vegades el meu capd.area em demana coses que no les tenia, i llavors que..?!? Doncs paciencia i areplanificar.se?!? O tens una altre opció?

I tu, què en penses? Explica'ns-ho!

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

Esteu comentant fent servir el compte WordPress.com. Log Out / Canvia )

Twitter picture

Esteu comentant fent servir el compte Twitter. Log Out / Canvia )

Facebook photo

Esteu comentant fent servir el compte Facebook. Log Out / Canvia )

Google+ photo

Esteu comentant fent servir el compte Google+. Log Out / Canvia )

Connecting to %s

La teva sessió de regal, d'Isabel Mas

Escriu la teva adreça de correu i rebràs els nous articles al teu correu immediatament!

Agenda
Descarrega’t l’e-Book!
L'estrès, a ratlla! e-Book
%d bloggers like this: