9 claus per planificar

Quan ja tens clar l’objectiu, per assolir-lo, et cal definir el Pla per fer-lo realitat, però amb el nivell de generalitat del pla difícilment en garantiràs l’assoliment, t’interessa concretar les accions i les tasques que el faran realitat, t’interessa planificar.

Abans de fer la planificació, interessa tenir en compte la Llei de Pareto, segons aquesta llei, el 20% de les accions ens proporcionen el 80% dels resultats. Identificar aquest 20% d’accions que et donen el 80% de resultats et permetrà destriar, en funció dels objectius, quines t’interessa prioritzar, planificar i fer-ne el seguiment.

Planificar té molts avantatges
Quan planifiques el dia de demà en acabar la jornada, ja et situes al dia demà, quines tasques importants abordaràs, com les faràs i quan les faràs. En fer-ho:
– El teu subconscient es posarà en marxa per trobar les millors opcions possibles.
– Com que el dia de demà el tens embastat, ja no se’t presentarà com una càrrega incerta, sinó com un dia previst, atacable, amb pla i amb mètode.
– Et centrarà en els teus objectius i minimitzaràs les distraccions.
– Afavorirà la consecució dels objectius.
– Estalviaràs temps.
– Et proporciona una visió panoràmica sobre els assumptes que portes entre mans.
– Et donarà un grau major de previsió.
– Et descarregarà la memòria.
– T’automotivaràs; com que les tasques orientades a l’objectiu et faciliten la consecució, la satisfacció de la feina feta t’estimularà.
– T’incrementarà el grau de concentració; com que tindràs el nord fixat, enllestiràs abans i amb menys distraccions.
– Et facilita un major control sobre el resultats, el seguiment i la replanificació de pendents.
– Aconseguiràs més i millors resultats i una reserva de temps per a qualsevol imprevist.
– Documentaràs la feina feta i les actuacions realitzades; et pot ser d’utilitat per fer informes.
– Contribuirà a reduir-te l’estrès diari i a mantenir un tarannà més positiu.

9 claus per planificar bé:
Emprar planificacions diàries, t’ho farà fàcil. Una planificació diària hauria d’incloure sols objectius assolibles en el dia, com més assolibles, major concentració i major mobilització dels recursos necessàries per assolir-los.
Comencem a planificar:
1.- Anota tot allò que vols fer, o que et cal fer, aquell dia en qüestió, amb dates i terminis: llista d’activitats, treballs pendents, trucades, comunicacions, cites, tasques periòdiques, …
2.- Calcula la durada de cadascuna de les activitats i anota-la a tocar de cada activitat, planifica sols el que realment pots assolir en el dia per evitar la frustració.
3.- A cada tasca posa-li data límit, per a tu i per als encàrrecs a col·laboradors. Posa’t un límit i respecta’l. Podem malbaratar tot el temps en una única tasca si no ens posem límit i el respectem. Una ajustada previsió de temps, et proporcionarà més concentració i menys distraccions.
4.- Planifica el 60% del temps; els imprevistos, les interrupcions i les necessitats personals no requereixen planificació però sí previsió.
Distribueix-te el temps en 3 blocs:
– 60% per a activitats planificades.
– 20% de temps de reacció per a imprevistos.
– 20% reservat per a l’espontaneïtat, les relacions socials, …
5.- Redueix el llistat d’activitats a una quantitat assolible en el dia, comptes amb el 60% del temps:
– Prioritza.
– Escurça o sintetitza allò que puguis.
– Delega.
Caldrà posposar la resta d’accions, suprimir-les o fer-les en hores extra.
6.- Tinguis en compte la teva cronobiologia personal per planificar-te aquelles activitats que ho requereixin en la teva franja horària òptima.
7.- Fes-ne el seguiment. Deixa per a un altre dia els pendents.
I si repetidament postergues una tasca opta per:
– Soluciona-la o decideix què fer amb ella.
– O bé oblida-te’n, si és un assumpte que es solucionarà sol.
8.- En acabar la jornada, repassa el pla del dia d’avui:
– Quines accions no has pogut realitzar? Reprograma-les
– Replanifica el dia següent.
9.- Pregunta’t: què t’ha aportat el dia d’avui?

Planificar les tasques que faran realitat els teus objectius, per escrit, i fer-ne el seguiment et reportarà molts avantatges.
Si gestionar el temps se’t fa difícil, puc ajudar a superar aquesta dificultat.
Parlem-ne!

Sophia Blasco Castell, assessora i coach

Documentat a “El ABC de la gestión del tiempo” de Lothar J. Seiwert.

Quant a Sophia Blasco

Coach personal